Como solicitar um convênio

São chamados de convênios os acordos de cooperação institucionais que a PUCRS estabelece com instituições externas, sejam elas nacionais ou internacionais, com o objetivo de regulamentar os termos de uma parceria. Entretanto, não são todas as ações colaborativas que exigem a firmação de um convênio para serem viabilizadas. Por exemplo, para estabelecer relações de cooperação em pesquisas e cotutelas de doutorado com dupla diplomação, muitas vezes não se faz necessário possuir um Convênio Geral (também chamado de Memorando de Entendimento).

Por este motivo, para iniciarmos um novo convênio ou termo aditivo com uma instituição externa, deve-se observar e cumprir as seguintes etapas:

1 – O primeiro passo é a análise da solicitação pelo Escritório de Cooperação Internacional e, se necessário, das Pró-Reitorias de Graduação e Pós-Graduação e Pesquisa, para que possamos compreender o que está sendo pretendido e se há realmente a necessidade de assinatura de um novo convênio. O professor ou técnico administrativo solicitante deve encaminhar para o e-mail [email protected] um resumo dos principais objetivos e expectativas da parceria, a sua relevância para a Escola/Unidade e se já existem relações pré-estabelecidas entre a parte solicitante e a instituição.

2- Após a análise e sinalização positiva do Escritório de Cooperação Internacional para continuidade da firmação do convênio, inicia-se a fase de discussão e entendimento, entre os professores e/ou técnicos administrativos das duas instituições, sobre os termos do documento a ser assinado. Nesta fase do Escritório de Cooperação Internacional atua como um intermediário, centralizando as discussões e guiando o processo. A PUCRS poderá encaminhar nosso modelo padrão para a análise da outra instituição (vide Documentos de Apoio). Há também a possibilidade de tramitarmos documentos no formato de outras instituições, ou no nosso formato com alterações solicitadas pelo parceiro, porém, nesses casos, o processo pode demorar um pouco mais.

3 – Depois que as duas partes estiverem de acordo com o teor dos documentos, é necessário que o professor ou técnico administrativo da PUCRS responsável pelo convênio inicie o processo no sistema Orquestra, em https://processos.pucrs.br (vide Documentos de Apoio), preenchendo os dados solicitados e anexando as versões finais dos documentos. Os dados para login no sistema são os mesmos utilizados pelo professor para acessar a rede da PUCRS.  Os arquivos contendo os documentos devem estar no formato Word.

4 – A proposta de convênio será enviada para aprovação do gestor da Escola/Unidade vinculada. Posteriormente, no caso de convênios internacionais, poderá ser necessário encaminhar os documentos do Convênio/Termo Aditivo para tradução, para que os tenhamos disponíveis em Português e no idioma da instituição.

5 – Com as minutas nos idiomas necessários, o processo irá para análise da Procuradoria Jurídica e das Pró-Reitorias envolvidas. O Professor responsável poderá consultar o status da solicitação acessando a sua área no sistema Orquestra ou solicitando uma atualização do processo ao Escritório de Cooperação Internacional (através do e-mail internacional.convê[email protected]).

6 – Após os pareceres favoráveis da Procuradoria Jurídica e Pró-Reitorias envolvidas, negocia-se com a instituição o formato das assinaturas (físicas ou digitais). Definida esta questão, o Escritório de Cooperação Internacional solicita a assinatura do(a) Representante da PUCRS no convênio e o encaminha à instituição parceira para que as assinaturas sejam concluídas. Ao final, cada uma das instituições terá uma cópia física ou digital do convênio assinado por ambas as partes, finalizando assim o processo.

Observação: Juntamente com o Convênio Geral é possível tramitar Termos Aditivos específicos para as ações concretas previstas no acordo, como, por exemplo, estabelecimento de Programa de Mobilidade Acadêmica ou Projeto de Pesquisa em parceria. Os procedimentos para solicitação de Termo Aditivo são os mesmos aplicados ao Convênio Geral.

 

Documentos de Apoio

Modelos de documentos:

Convênio Geral Internacional
Convênio Geral Nacional
Convênio com empresas internacionais
Convênio com empresas nacionais
Termo Aditivo para Mobilidade Acadêmica - Graduação
Termo Aditivo para Mobilidade Acadêmica – Pós-Graduação
Termo Aditivo para Cotutela com dupla titulação
Termo Aditivo para Projetos de Pesquisa